Firma de documentos / Recibos digitales

¿La herramienta contempla normativa legal?
Validez legal - Resolución 346/2019

• Que por la Ley N° 25.506 de Firma Digital y su modificatoria se reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, e instituyó la Infraestructura de Firma Digital con alcance federal.
• Que, a efectos de prescindir de la autorización a los empleadores para la emisión de recibos digitales, se estima procedente derogar la Resolución N° 1.455/11 del ex MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, como así también sus normas complementarias, y establecer que los empleadores podrán optar por emitir, indistintamente, recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital.
• En caso de optarse por recibos de pago digitales, el empleador deberá arbitrar los medios necesarios a efectos de que los mismos sean firmados digitalmente, tanto por él como por el trabajador. Sin perjuicio de ello, el trabajador podrá optar por firmar en disconformidad.
  El sistema utilizado deberá contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar sus recibos de haberes digitales, así como guardar copia de ellos, en los términos y condiciones establecidos por la Ley N° 25.506 y sus modificatorias.
• Dicha resolución, deroga las Resoluciones Nro. 1362/2012 (que establecía como válidas la firma electrónica o digital), Nro. 1183/2015 (que establecía como válida la firma digital) y Nro. 1455/2011 que disponían el régimen de autorización, pero omite aclarar -como sí lo hacían las anteriores resoluciones derogadas- si “digitalmente” se referiría a ambas o estrictamente a la digital.

¿Qué pasa si sumo algún empleado más?
El abono mensual contempla un aumento de nómina de hasta un 10%. En caso de superar dicha cantidad se ajustará el abono de acuerdo a la cantidad de usuarios activos.

¿Qué pasa cuando un empleado se va de la empresa?
Cuando un empleado se va de la empresa, dicho usuario se inactiva y su información queda almacenada en la plataforma y el empleado podrá seguir ingresando a su usuario para consultar sus recibos pero no verá nada nuevo de la empresa.

¿Qué pasa si queremos discontinuar la contratación / dar de baja el servicio?
La contratación es por un periodo mínimo de 3, 6 meses o 1 año, pasado dicho periodo pueden solicitar la baja con un mes de anticipación. Luego de realizada la baja se les disponibiliza toda la información almacenada, ni los administradores, ni los empleados tendrán acceso a la plataforma.

¿Dónde se almacena la información?
Nuestro servicio se encuentra alojado en datacenters de la empresa Amazon, dentro de su
servicio AWS. Hemos seleccionado este proveedor debido a la acreditación de certificaciones tales como ISO 27001 y PCI entre otras, además de contar con informes SOC.

¿Cómo es la carga de información en el sistema?
La carga es de manera masiva, en texto plano (.csv) y en formato pdf según se requiera de forma segura.

¿Es posible aprobar adelantos de salarios? ¿La información impacta en el recibo?
No. Visma Digital es un sistema de gestión documental, no un software de liquidación. La herramienta brinda la posibilidad de exportar en Excel lo aprobado y luego ingresarlo en un sistema de liquidación de sueldos.

¿La herramienta hace envíos preprogramados según cierta fecha, por ejemplo, día del cumpleaños?
Actualmente Visma Digital tiene la función de cartelera de cumpleaños. Si las fechas de cumpleaños de los empleados están cargadas, en la pantalla de inicio de cada uno se observan los cumpleaños del mes. La plataforma no envía mensajes de cumpleaños.

¿Tiene recordatorios de documentos incompletos?
Si, es posible configurar el envío de un recordatorio por falta de firma. Se encuentra en la sección a tal fin.

¿Es posible cargar todos los recibos en un mismo pdf?
No, Se carga un zip. que contenga un pdf por empleado.

¿Es posible descargar todos los recibos firmados juntos?
Si. Se carga un zip. que contenga un pdf por empleado.

Si alguien firma en disconformidad, ¿puede volver a firmar luego? ¿Se debe volver a cargar el documento?
Si alguien firma en disconformidad, se vuelve a cargar el documento para que el empleado lo vuelva a firmar.

¿Los documentos quedan siempre disponibles en la herramienta?
Si, mientras la empresa tenga la plataforma contratada.

¿La firma del empleado es la aclaración del nombre?
La firma electrónica del empleado contiene nombre y apellido.

¿Existe algún documento instructivo para consultar?
Si. Los administradores pueden ingresar a Visma Community y acceder a manuales.

¿Hay algún video de capacitación de uso para empleados?
Hay un manual para los empleados.

¿Cuál es la Resolución que les otorga licencia para operar como Certificador Licenciado? Como empresa no emitimos firma digital. Para emitir firma electrónica no debemos ser certificadores licenciados.

¿La firma digital que genera para la empresa, es válida para certificar Libro Sueldos Digital?
La firma digital que tramite la empresa es la misma que utilizará luego para libro de ley digital.

¿Cómo se registra y valida la firma de los empleados? ¿Cuál es el procedimiento?
Al ser firma electrónica no requiere una registración previa, sino que al dar de alta a los empleados en la plataforma, los mismos reciben un mail con su usuario y la solicitud para generar una contraseña. Luego la utilizarán para firmar todos los documentos dentro de la plataforma (recibos, contratos, formularios, etc).

¿Cómo se registra y valida la firma de documentos de ingreso de personas que aún no son empleados de la empresa? ¿Cómo es el procedimiento?
Al dar de alta a los empleados en la plataforma, los mismos reciben un mail con su usuario y la solicitud para generar una contraseña. Luego la utilizarán para firmar todos los documentos dentro de la plataforma (recibos, contratos, formularios, etc).

¿Cómo se registra y valida la firma de los representantes de la empresa? ¿Qué documentación necesitan por parte de la empresa para registrar la firma de sus representantes? ¿Cuál es el procedimiento?
La herramienta contempla la firma electrónica de ambas partes. Tanto empleador como empleado podrán firmar los recibos de sueldo de esta forma y contemplando la normativa legal vigente. La firma del empleador se generará de forma masiva mientras que los empleados lo harán desde la plataforma a través de la generación de un usuario y una contraseña a definir.

¿En qué formato requerirán los recibos de sueldo?
En formato PDF con CUIL del empleado visible con los guiones correspondientes. Durante la implementación, el implementador les enseñará a cortarlos masivamente.

¿Cómo es el costo a la hora de incrementar la cantidad de empleados?
El costo es por unidad de empleado, es decir, hay que aumentar a la cantidad correspondiente.

¿Cuáles son los plazos de implementación?
Se estima que la implementación dure 10 días hábiles por módulo y un mes en caso de adquirir los 3 módulos. La implementación comienza una vez recibida toda la información requerida para comenzar el proceso. El plazo correrá desde la fecha de contratación del servicio.